Mehr Leichtigkeit bei der Buchhaltung, weniger Bürokratie und Papierchaos. Das klingt zu schön, um wahr zu sein? Mit einer digitalen Buchhaltung ist dies einfach umsetzbar.

Aber was ist digitale Buchhaltung genau und welche Vorteile bietet sie? Bist du vielleicht sogar zur digitalen Buchführung verpflichtet? In diesem Blogartikel findest du Antworten auf diese Fragen.

Beginnen wir mit der Frage, was man unter digitaler Buchhaltung versteht:

Digitale Buchhaltung bedeutet, dass du deine Geschäftsbücher elektronisch mithilfe einer Software führst. In dieser Software erfasst du deine Einnahmen und Ausgaben, verwaltest deine Liquidität und überträgst Daten ans Finanzamt oder den Steuerberater.

Dadurch musst du nicht mehr manuell Buch führen, Belege abheften und verschiedene Excel-Listen pflegen, sondern kannst alles direkt mit deiner Buchhaltungssoftware erledigen.

Welche Vorteile bietet eine digitale Buchhaltung? Ist es für dich sinnvoll, von analog auf digital umzustellen?

Aus meiner Sicht führt langfristig kein Weg an einer digitalen Buchhaltung vorbei, denn in der Effizienz schlägt sie die analoge Buchhaltung bei Weitem.

Zeit ist für Selbstständige das wichtigstes Gut. Daher solltest du den administrativen Aufwand minimieren und den Fokus auf deine Kunden legen. Digitale Buchhaltung birgt solch ein hohes Potenzial für Zeitersparnis, dass sie aus meiner Sicht ein absolutes MUSS ist für jedes smart organisierte Unternehmen.

Diese 10 Vorteile sprechen für eine digitale Buchhaltung:

1. Zeitersparnis:

Wie bereits erwähnt: Eine digitale Buchhaltung ist schneller und effizienter als eine manuelle Buchhaltung. Viele manuelle Tätigkeiten wie beispielsweise die Vergabe von Rechnungsnummern oder das Ausrechnen der Umsatzsteuer entfallen, denn das übernimmt das Buchhaltungsprogramm für dich, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet!

2. Geringere Fehlerquote:

Durch die Minimierung manueller Tätigkeiten senkst du die Fehlerquote. Deine Buchhaltung ist weniger anfällig für Vertippen, falsche Zuordnung, versehentliches Löschen etc. Die Software unterstützt dich zudem bei der Bearbeitung und weist auf Fehler hin bzw. verhindert diese von Beginn an.

Durch die automatische Vergabe der Rechnungsnummer verhinderst du Dopplungen und das Programm weist dich ebenso auf doppelt erfasste Belege hin.

3. Einfacher Zugriff auf deine “Zahlen“:

Mit einer digitalen Buchhaltung hast du jederzeit Zugriff auf deine “Zahlen“, und das geräte- und ortsunabhängig.

Ganz gleich was du prüfen möchtest: Ob eine Rechnung bereits beglichen wurde, ob du diesen Monat genügend Umsatz gemacht hast oder wie hoch deine Marketingausgaben im letzten Quartal waren. Auf die digitale Buchhaltung hast du jederzeit Zugriff.

4. Verbesserte Zusammenarbeit:

Digitale Buchhaltung ermöglicht es, Daten und Informationen einfach mit Teammitgliedern zu teilen. Durch den gleichbleibenden Aufbau der Software finden sich neue Teammitglieder gut zurecht und sind schnell eingearbeitet.

Auch die Übertragung der Buchhaltung an den Steuerberater funktioniert einfach und reibungslos. Durch die Nutzung cloudbasierter Software kann sich dieser bei Bedarf live in dein System schalten, sich bestimmte Buchungen ansehen und dich zu konkreten Fragen beraten.

5. Kostenersparnis:

Eine digitale Buchhaltung kann günstiger sein als eine manuelle Buchhaltung. Du benötigst weniger Papier, Druckertinte, Büromaterialien und weniger Lagerfläche für die Aufbewahrung von Belegen und Unterlagen.

6. Bessere Steuerung der Finanzen:

Mit einer digitalen Buchhaltung hast du einen besseren Überblick über die finanzielle Situation deines Unternehmens und kannst Einnahmen und Ausgaben besser steuern. Auswertungen sind mit wenigen Klicks erstellt und du bist jederzeit handlungsfähig.

7. Umweltfreundlich:

Eine digitale Buchhaltung ist umweltfreundlicher als eine manuelle Buchhaltung, da sie weniger Papier und Büromaterialien verbraucht.

8. Skalierbarkeit:

Eine digitale Buchhaltung ist skalierbar und kann leicht an die Bedürfnisse deines Unternehmens angepasst werden. Du kannst von Beginn an alles so aufsetzen, dass deine Buchhaltung einfach mit deinem Unternehmen mitwachsen kann.

9. Verbesserte Sicherheit:

In der cloudbasierten Buchhaltungssoftware sind deine Daten sicher archiviert und vor Verlust durch Brand, Hochwasser, Diebstahl etc. geschützt.

10. Steuerrechtliche Vorgaben:

Die Buchhaltungssoftware unterstützt dich bei der Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben z. B. mit voreingestellten Masken für die Rechnungsstellung, ordnungsgemäßer Archivierung und Erstellen von Buchungssätzen.




Und vielleicht das wichtigste Argument:

Wenn alles gut aufgesetzt ist, du Programme für dich arbeiten lässt, Rechnungen automatisiert importierst, Serienrechnungen automatisch an den Kunden gesendet werden und deine Buchhaltung viel leichter und übersichtlicher ist, dann kann Buchhaltung richtig Spaß machen.

Und wenn du mit wenigen Klicks deinen Jahresgewinn überblickst und genau weißt, mit welchem Kunden du am meisten Umsatz gemacht hast, oder deine Ausgaben im Bereich Marketing genau kennst, dann ist das einfach ein schönes Gefühl, oder?

Du hältst die Fäden in der Hand und kannst souverän für dein Unternehmen entscheiden.

Effiziente digitale Buchhaltung bedeutet nicht nur seine Belege einzuscannen und Rechnungen mithilfe einer Software zu generieren. Es geht vielmehr auch darum, deine Prozesse zu verschlanken und das volle Potenzial der Software auszuschöpfen.

Was erledigst du wann? Welchen Beleg erhältst du woher und wo muss er hin? Welche Daten benötigst du und woher bekommst du sie? Wie nutzt du die Software smart, um Arbeitsschritte zu sparen?

Zu Beginn solltest du daher:

• die Buchführungssoftware sorgfältig auswählen und darauf achten, dass sie alle rechtlichen Anforderungen deines Landes erfüllt.
• Zeit investieren und dich in die Software einarbeiten, um sie richtig verstehen und nutzen zu können.
• deinen Buchhaltungsprozess durchleuchten und schauen, wo gibt es Möglichkeiten zur Optimierung.
• bereit sein, dich mit Technik und Programmen auseinanderzusetzen und offen sein für neue Wege und Lösungsmöglichkeiten.

Digitale Buchhaltung ist schneller, einfacher, schlanker. Aber wie sieht das im Alltag konkret aus?

Wie viel Zeit sparst du? Welche Schritte entfallen mit einer digitalen Buchhaltung?

Hier siehst du einen analogen und digitalen Buchhaltungsprozess im Vergleich:

Bei einer analogen Buchhaltung erledigst du alles selbst, was zu vielen manuellen Tätigkeiten führt:
Eintippen, abspeichern, kopieren, nochmals eintippen, ausrechnen etc.

Im digitalen Prozess pflegst du Preise, Belege und Stammdaten einmalig im Buchhaltungsprogramm ein und arbeitest anschließend mit dieser Datenbasis.
Kannst du dir vorstellen, wie viel Zeit du einsparst?

Zusätzlich zur Buchhaltungssoftware kannst du weitere Programme für dich arbeiten lassen und über Schnittstellen mit deiner Software verbinden.

Bist du zur digitalen Buchhaltung verpflichtet?

Die Antwort ist (wie so häufig im steuerlichen Kontext): Es kommt drauf an.
Eine Bilanz musst du elektronisch erstellen, ja.

Für die vorbereitende Buchhaltung, also dem Sammeln von Belegen etc., bist du nicht zur digitalen Buchführung verpflichtet.

In vielen Bereichen kommst du an Digitalisierung jedoch nicht vorbei:

Die GOBD schreibt vor, Belege im Ursprungsformat aufzubewahren. Damit musst du digitale Belege, welche du per Mail erhältst, digital archivieren. Diese Rechnungen auszudrucken und lediglich abzuheften ist nicht erlaubt.

Entgeltunterlagen für Mitarbeiter müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden und für Steuererklärungen ans Finanzamt ist die elektronische Übermittlung ebenso vorgeschrieben.

Wer Geschäftsbeziehungen mit bestimmten Bundesländern unterhält, ist zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.

Du siehst, in vielen Bereichen ist die elektronische Form bereits vorgeschrieben und der Digitalisierungsgrad in Deutschland nimmt weiter zu, sodass langfristig kein Weg an einer digitalen Buchhaltung vorbeiführt!

Wenn du durch Digitalisierung mehr Leichtigkeit in deine Buchhaltung bringen möchtest und einen sanften Einstieg suchst , sowie einen Profi an deiner Seite wissen möchtest, der dir Sicherheit gibt, dann lege ich dir meinen Onlinekurs zur digitalen Buchhaltung mit lexoffice, den lexoffice-Lotsen, ans Herz.

Lexoffice ist ein digitales Buchhaltungsprogramm, mit welchem du als Unternehmer/Selbstständiger deine Buchhaltung selbst erstellen kannst. Die TaxLounge ist lexoffice-TOP-Kanzlei, viele meiner Mandanten nutzen das Programm und ich habe durchweg gute Erfahrungen damit gemacht.

Als Steuerberaterin kenne ich die kleinen Stolpersteine und Fehler, die bei der digitalen Buchhaltung gerne gemacht werden und habe daher diesen Kurs entwickelt, damit so viele Selbstständige wie möglich von einer einfachen digitalen Buchhaltung und mehr Leichtigkeit im Buchhaltungsalltag profitieren.

Im lexoffice-Lotsen richtest du nicht nur dein Programm richtig ein, du lernst auch den richtigen Umgang damit und wie du z. B. mit wenigen Klicks deine Umsatzsteuervoranmeldung erstellst. Du lernst, wie du Auswertungen richtig für dich nutzt und kannst mir in den Live Q&As deine Fragen stellen.

Trag dich gern in die Warteliste ein: Warteliste lexoffice-Lotse