In der letzten Zeit habt ihr viele Fragen gestellt. Und viele Fragen wiederholen sich, denn wir sitzen alle im selben Boot und müssen uns als Selbstständige an dieselben steuerrechtlichen Vorschriften halten.

In diesem Blogartikel findest du daher die fünf häufigsten Fragen von Selbstständigen zu Steuer und Buchhaltung.

Es geht um Fragen wie:

Ab wann lohnt sich ein Buchhaltungsprogramm und welche Bereiche der Buchhaltung kann ich als Selbstständige*r selbst abdecken und wann lohnt sich eine steuerliche Beratung? Und benötige ich zwingend eine Umsatzsteuer-ID?

Vielleicht kommen dir diese Fragen bekannt vor, dann findest du in diesem Blogartikel die Antworten dazu.

Vielleicht machst du dich gerade erst selbstständig, hast noch keine Umsätze und stellst dir die Frage, ob du bereits in ein Buchhaltungsprogramm investieren solltest. Schließlich möchtest du die monatlichen Fixkosten gering halten. Benötigst du zwingend ein Programm für deine Buchhaltung oder kannst du Einnahmen und Ausgaben auch in einer Excel-Tabelle auflisten? Lohnt sich ein Programm für dich?

Meine Empfehlung:
Ein Buchhaltungsprogramm lohnt sich IMMER!

3 Gründe, die für ein Programm sprechen

Auswertungsmöglichkeiten

Auch wenn du noch keinen Umsatz generierst und vielleicht sogar Verlust machst im ersten Jahr deiner Selbstständigkeit. Mit einem Buchhaltungsprogramm dokumentierst du alle Ausgaben und hast einen guten Überblick über deine Zahlen.
Dir stehen viele Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung: Du kannst nach monatlichen Ausgaben, Ausgabenkategorien, Lieferanten, Kundenumsätzen etc. filtern und sparst dadurch eine Menge Zeit. Zudem stellst du sicher, dass dir bei den Auswertungen kein Fehler unterläuft. In Excel hat sich schnell mal ein Formelfehler eingeschlichen.

Auswertungen sind die Basis für dein unternehmerisches Handeln, denn nur dann weißt du, rentabel arbeitest oder nicht.


Du vermeidest Fehler

Das Programm unterstützt dich bei der Rechnungsstellung, indem es z.B. eigenständig Rechnungsnummern generiert.

Bei vielen Buchführungsprogrammen kannst du dein Bankkonto anbinden und siehst dann alle Geldbewegungen deines betrieblichen Bankkontos direkt im Programm und verknüpfst diese mit der zugehörigen Rechnung. Auf diese Weise verhinderst du, dass dir eine Einnahme oder Ausgabe "durchrutscht".


Du sparst viel Zeit

Wenn du deine Buchhaltung monatlich korrekt mit dem Programm erstellst, kannst du diese Daten super für die Umsatzsteuervoranmeldung und deine Steuererklärung nutzen und die Daten z.B. auch mit wenigen Klicks an deinen Steuerberater /deine Steuerberaterin übertragen.


Nicht alle Programme sind kostenpflichtig. Es gibt auch kostenfreie Programme.
Meine Mandant*innen und ich haben mit lexoffice gute Erfahrungen gemacht. Dieses Programm gibt es im monatlichen Abo. Über www.lexrocket.de erhalten Gründer*innen das erste Jahr kostenfreien Zugang.

Es kommt darauf an, wie komplex deine Buchhaltung ist und wie fit du bist.

Je mehr Zeit und Nerven dich deine Buchhaltung kostet, desto größer ist deine Erleichterung, wenn du sie in fremde Hände legst. Je mehr Stunden du selbst investierst, desto mehr lohnt sich das Auslagern, denn die gewonnene Zeit kannst du eventuell gewinnbringend an deine Kund*innen verkaufen.

Es gibt verschiedene Bereiche, die du auslagern kannst, je nachdem, womit du die größten Schwierigkeiten hast:

• Monatliche Buchung der Belege
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Löhne und Gehälter
• Umsatzsteuererklärung
• Steuererklärung

Du kannst alles auslagern oder aber deine monatliche Buchhaltung selbst erstellen und lediglich die Erklärung zum Jahresende an einen Steuerberater / eine Steuerberaterin übergeben.

Zu Beginn solltest du jedoch wichtige Fragen für dich klären oder dich dazu steuerlich beraten lassen: Ist deine Tätigkeit eine gewerbliche oder freiberufliche? Möchtest du Kleinunternehmerin sein oder dich für die Regelbesteuerung entscheiden) Wählst du Ist- oder Sollbesteuerung? Benötigst du eine Umsatzsteuer-ID?

Wenn deine Buchhaltung nicht zu komplex ist, also z.B. keine Löhne und Gehälter für Mitarbeiter*innen anfallen, dann kannst du mithilfe eines digitalen Buchhaltungsprogramms deine monatliche Buchhaltung gut selbst erstellen.

Voraussetzung ist allerdings, dass du dir wichtige Steuerbasics aneignest und dich grundsätzlich mit Buchhaltung auseinandersetzt. Ist das der Fall, kannst du deine monatliche Buchhaltung korrekt erstellen und das Programm übernimmt diese dann automatisch für deine Umsatzsteuervoranmeldung, sodass auch diese kein Problem mehr darstellt. Und zu Jahresende sind die Daten mit wenigen Klicks an den / die Steuerberater*in übertragen.

Buchhaltung ist kein Hexenwerk, meist liegt es an grundsätzlichen Fragen. Hast du die einmal geklärt, wiederholt sich vieles.

Fazit:
Informiere dich, eigne dir Steuerwissen an, dann kannst du deine monatliche Buchhaltung gut selbst erstellen und sogar auch deine Steuererklärung, sofern du nicht bilanzierst.

Und: Bei Fragen such dir Hilfe. Besser vorher informiert, als im Nachgang korrigiert.

Eine Umsatzsteueridentifikationsnummer, kurz USt-ID wird dir vom Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag erteilt. Mit einer USt-ID weist du deinen Status als Unternehmer*in nach. Sie ist eine einmalige Nummer, welche sich auch bei Umzug etc. nicht verändert.

Benötigst du zwingend eine?

Die USt-ID wird relevant, wenn du Auslandsgeschäft tätigst, dann benötigst du eine. Wenn du Kund*innen im Ausland hast oder Dienstleistungen oder Produkte aus dem Ausland beziehst.

In der heutigen Zeit gibt es viele genutzte Dienstleistungen, die von ausländischen Unternehmen erbracht werden:

• Adobe
• Canva
• Apple
• Zoom
• Microsoft
• etc.

Diesen Unternehmen solltest du deine USt-ID mitteilen, um deinen Status als Unternehmer*in nachzuweisen und dann eine Netto-Rechnung zu erhalten. Das ist die korrekte Vorgehensweise. Im Gegenzug bist du dafür verantwortlich, die bezogene Leistung in Deutschland zu versteuern.

Achtung:
Das gilt ebenso für Kleinunternehmer*innen und für Freiberufler*innen. Denn auch diese sind Unternehmer*innen und kaufen nicht als Privatperson.

Hier kannst du deine USt-ID beantragen: Entweder du beantragst sie im steuerlichen Erfassungsbogen bei Gründung oder einfach online unter: www.bzst.de


Weiterer Tipp:
Zudem solltest du die USt-ID auf deiner Rechnung angeben, anstatt der Steuernummer. Denn deine Steuernummer lässt Rückschlüsse auf dein Finanzamt zu.

Hierzu haben wir einen ganzen Blogartikel geschrieben: Schau gern mal hier rein: Betriebsausgaben für Selbstständige

Das Wichtigste zusammengefasst:
Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch deinen Betrieb, also deine Selbstständigkeit verursacht sind. Alles, was du benötigst, um deine Selbstständigkeit „am Laufen zu halten“. Betriebsausgaben müssen immer betrieblich veranlasst sein, Kosten deiner privaten Lebensführung sind nicht abzugsfähig.

Meines Wissens nach existiert keine Liste zu möglichen Betriebsausgaben für Selbstständige. Wichtig ist, dass du gut belegen kannst, dass die Ausgabe betrieblich veranlasst war.

Diese drei Dinge werden häufig vergessen

Fahrten mit dem privaten PKW

Alle betrieblichen Fahrten mit dem privaten Pkw kannst du mit 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer absetzen. Führe hierzu am besten ein Fahrtenbuch.
Zu betrieblichen Fahrten zählen z.B. auch Fahrten zu Post, um Briefmarken zu kaufen, Fahrten zum Versicherungsmarkler, um dich zu betrieblicher Haftpflicht beraten zu lassen etc.


Verpflegungsmehraufwendungen

Für Abwesenheit von zu Hause für Reisen, Fortbildungen beim Kunden etc. kannst du sog. Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen. Das sind Pauschalen für deine Verpflegung.

Es gibt vorgeschriebene Sätze, abhängig von der Dauer deiner Abwesenheit.

Tagesreisen:
Mehr als 8 Stunden Abwesenheit von zu Hause: pauschal 14 €

Mehrtägige Reisen:
Anreisetag 14 €
Zwischentag 28 €
Abreisetag 14 €

Im Ausland gelten separate Werte.


Geschäftsessen

70 % des Betrags sind abziehbar, 30 % sind nicht absetzbar. Voraussetzung ist eine betriebliche Veranlassung und ein Bewirtungsbeleg. (Eine rein handschriftliche Variante ist nicht erlaubt, du benötigst zumindest einen Registrierkassenbeleg.)

Triff für dich selbst eine Einschätzung. Zu welchem Anteil nutzt du Telefon/Internet privat und zu welchem Anteil betrieblich?

Bei der Zuordnung ist Folgendes zu beachten und die Sache ist daher etwas komplex:

Ab einer 10%igen betrieblichen Nutzung darfst du diesen Bereich in dein Betriebsvermögen übernehmen, ab 51 % betrieblicher Nutzung MUSST du diesen Bereich in dein Betriebsvermögen übernehmen. Telefon oder Auto z.B. gehören dann zu deinem Betriebsvermögen.

Gehört Telefon etc. zu deinem Betriebsvermögen, läuft der Telefonvertrag auf den Namen deiner Firma, wird vom betrieblichen Konto abgebucht und du erfasst den Beleg in deiner Buchhaltung. Für den privaten Anteil erstellst du im Buchhaltungsprogramm eine Gutschrift.

Bleibt das Telefon privat und du nutzt es lediglich zu einem bestimmten Anteil betrieblich, dann erfasst du den Beleg auch als Ausgabe in deiner Buchhaltung und erstellst für den privaten Anteil eine Gutschrift.