Als Selbstständige*r unterliegen deine Einkünfte der Einkommensteuer. Ganz gleich, ob Freiberufler*in, Gewerbetreibende*r oder Kleinunternehmer*in – auf deinen Gewinn entfällt Einkommensteuer. Hier kommen die Betriebsausgaben ins Spiel, denn diese mindern deinen Gewinn und somit auch die Einkommensteuer.

Dass du dich nicht ausschließlich aufs Steuern sparen fokussieren solltest, versteht sich von selbst. Dennoch ist es wichtig zu wissen, welche Betriebsausgaben du als Selbstständige*r ansetzen kannst.

Welche Ausgaben zählen zu den Betriebsausgaben? Gibt es eine Betriebsausgabenpauschale? Und vor allem: Wie kannst du Kosten absetzen? Antworten auf diese Fragen findest du in diesem Blogartikel.

Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch deinen Betrieb, also deine Selbstständigkeit verursacht sind. Alles, was du benötigst, um deine Selbstständigkeit „am Laufen zu halten“. Betriebsausgaben müssen immer betrieblich veranlasst sein, Kosten deiner privaten Lebensführung sind nicht abzugsfähig.

Jedoch kannst du nicht alles, was du als Selbstständige*r bezahlst, auch als Betriebsausgabe geltend machen. Hier gibt der Gesetzgeber ganz klare Regeln vor. Das sind meist Kosten, die auch im privaten Bereich entstehen und nicht ausschließlich dem Betrieb zugeordnet werden können. Und meist wird es dann kompliziert, denn dann kannst du Kosten nur teilweise ansetzen oder es gibt Pauschalen.

Beispiele:

• Arbeitszimmer
• Reisekosten
• Bewirtungskosten

Ebenso gibt es unterschiedliche Zeiträume, in welchen Betriebsausgaben abgesetzt werden können. Büromaterial bspw. kannst du direkt absetzen. Vermögensgegenstände wie z.B. deine Büroeinrichtung zählen zu den Abschreibungen. Deren Anschaffungskosten werden über viele Jahre abgesetzt.

Zunächst eine Abgrenzung der Betriebsausgaben zu Werbungskosten, da diese oft miteinander vermischt werden. Ausgaben können Betriebsausgaben sein oder Werbungskosten. Das ist abhängig von der Einkunftsart.

Was ist der Unterschied zwischen Betriebsausgaben und Werbungskosten?

Wenn du Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit (freiberuflich oder gewerblich) hast, dann kannst du Betriebsausgaben von diesen Einnahmen abziehen und so deinen Gewinn errechnen. Als Selbstständige*r setzt du also Betriebsausgaben ab.

Einnahmenüberschussrechnung: Betriebseinnahmen - Betriebsausgaben = Gewinn

Bei Einkünften aus nichtselbstständiger Tätigkeit (als Angestellte*r), Einkünften aus Vermietung und Verpachtung, Einkünften aus Kapitalvermögen oder sonstigen Einkünften kannst du Werbungskosten geltend machen und diese von den Einnahmen abziehen. Angestellte setzen also Werbungskosten ab.

Einnahmen - Werbungskosten = Überschuss

Ein wichtiger Unterschied:
Für die Werbungskosten gibt es eine Pauschale in Höhe von 1.000 EUR, die du pauschal und ohne Angabe von Belegen abziehen kannst. Tatsächliche Kosten wirken sich also nur aus, wenn sie 1.000 EUR übersteigen.

Ja, bei einigen Tätigkeiten gibt es auch eine Betriebsausgabenpauschale. Beispielsweise bei

• hauptberuflicher selbständiger schriftstellerischer oder journalistischer Tätigkeit,
• wissenschaftlicher, künstlerischer und schriftstellerischer Nebentätigkeit,
• nebenamtlicher Lehr- und Prüfungstätigkeit,
• Hebammen und Tagesmütter

Die Pauschale fällt je nach Bereich unterschiedlich hoch aus. Anstelle der Pauschale können immer auch tatsächliche Kosten angesetzt werden.

Betriebsausgaben müssen immer betrieblich veranlasst sein, Kosten deiner privaten Lebensführung sind nicht absetzbar. Du kannst aber durchaus Kosten aufteilen, die sowohl privat als auch betrieblich anfallen. Hierzu zählen meist:

• Telefongebühren
• Kraftfahrzeugkosten
• Kosten für Internet

Bei der Zuordnung privat/betrieblich ist Folgendes zu beachten:
Ab einer 10%igen Nutzung darfst du diesen Bereich in dein Betriebsvermögen übernehmen, ab 51 % betrieblicher Nutzung MUSST du diesen Bereich in dein Betriebsvermögen übernehmen. Telefon oder Auto z.B. gehören dann zu deinem Betriebsvermögen.

Welche Betriebsausgaben kannst du also geltend machen?

• Abschreibungen
• Anwaltskosten
• Arbeitsmittel
• Bankgebühren / Zinsen
• Beiträge zu Berufsverbänden
• Beratungskosten
• Berufskleidung und Reinigung Ihrer Berufskleidung
• Betriebsausflug, Betriebsfest
• Bewirtungskosten 70 %
• Blumengeschenke
• Bürokosten (Porto, Telefon, Telefax, Bürobedarf, Zeitschriften, Fortbildung, Miete oder Leasing von Bürogeräten etc.)
• Büromaterial
• Computer / Laptop / Zubehör / Verbrauchsmaterial
• Domainkosten
• Doppelte Haushaltsführung
• Elektronikversicherung
• Erhaltungsaufwendungen für Wirtschaftsgüter
• Ertragsteuern (zum Beispiel Körperschaftssteuer und Kapitalertragsteuer
• Fachbücher
• Fachliteratur
• Fahrrad
• Fahrzeugwäsche (bei einem betrieblichen PKW)
• Finanzierungskosten für betriebliche Anschaffungen – Ausnahme: Zinsen für Überziehung, hier gibt es Sonderregelungen
• Fortbildungskosten
• Freiwillig soziale Leistungen
• Garantieleistungen
• Geschenke bis 35 €
• Gewährleistungskosten
• gewährte Skonti und Rabatte
• Haftpflichtversicherung (betriebliche)
• Handykosten
• Homepagekosten
• Inserate
• Internetgebühren / Providerkosten
• Kfz Kosten (bei einem betrieblichen PKW)
• Kleingeräte
• Kontoführungsgebühren
• Kosten für Fremdleistungen, zum Beispiel Freelance
• Leasingkosten oder Mietkaufkosten
• Löhne und Gehälter und damit im Zusammenhang stehende Kosten
• Parkgebühren
• Pkw Kosten / beruflich gefahrene Kilometerkosten (für betriebliche Fahrten bis zu 30ct pro gefahrenem km)
• Provisionen
• Raumkosten (Miete, Pacht, Heizung, Reinigung, Instandhaltung, Wasser, Strom etc.)
• Rechtsschutzversicherung (betriebliche)
• Reisekosten
• Reparaturen
• Rückstellungen
• Sachbezüge für Personal
• Sachzuwendungen an Mitarbeiter und Mitunternehmer
• Schadenersatzzahlungen
• Softwarekosten und auch Trivialsoftware bis 410 €
• Softwareupdatekosten
• Sozialabgaben
• Spenden
• Sponsoringausgaben
• Steuerberatungskosten / Buchführungskosten
• Telefonkosten
• Umsatzsteuervoranmeldungen / Umsatzsteuervorauszahlungen
• Umzugskosten
• Unfall mit dem Pkw
• Veröffentlichungskosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Versicherungsbeiträge für betriebliche Versicherung (merke Rentenvers. ist privat !)
• Vorsteuer (Betriebsausgabe bei §4(3) Rechnern )
• Wareneinkauf
• Werbeaufwendungen
• Werkzeuge
• Wertpapiere

Die Liste ist nicht abschließend und soll dir lediglich als Anhaltspunkt dienen. Für einige Positionen schreibt der Gesetzgeber weiterhin genaue Regeln vor, damit diese abzugsfähig sind. Dies sind z.B.

Häusliches Arbeitszimmer

Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du alle anteiligen Kosten deines Arbeitszimmers absetzen, anteilige Miete, Strom etc. Folgende Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein:

• abgeschlossener Raum, der ausschließlich für die selbstständige Tätigkeit genutzt wird.
• nicht für private Zwecke genutzt: KEIN Schlafsofa für Gäste - Kleiderschrank - Wäscheständer etc.
• Das Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt deiner Tätigkeit. Soll heißen - du übst deine Tätigkeit überwiegend im Arbeitszimmer aus.
• Ist es nicht Mittelpunkt deiner Tätigkeit, steht dir jedoch kein anderer Raum zur Verfügung, dann ist der absetzbare Betrag auf 1.250 EUR begrenzt.

Abschreibung

Wirtschaftsgüter, die einen Anschaffungspreis von > 800 € netto haben, werden nicht sofort im Jahr der Anschaffung steuerlich geltend gemacht. Solche Wirtschaftsgüter wirken sich nur über die Abschreibung aus, das bedeutet, die Anschaffungskosten werden über einen bestimmten Zeitraum verteilt.

Beispiel:
Anschaffung Schreibtisch für 5.200 € am 01.01.2020, Nutzungsdauer 13 Jahre

• Abschreibung 2020: 400 €
• Abschreibung 2021: 400 €
• Abschreibung 2022: 400 €

Es wird 13 Jahre jeweils ein Betrag von 400 EUR abgeschrieben. Die Nutzungsdauer wird für die steuerliche Gewinnermittlung einheitlich festgelegt. Diese findest du in sogenannten AfA-Tabellen im Internet.

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Dies sind Wirtschaftsgüter, welche du direkt steuerlich geltend machen kannst.

• Anschaffungskosten > 250 € und < 800 € netto! 952 € brutto (19 %)
• Diese Grenze gilt auch für Kleinunternehmer*innen, die keine Vorsteuer geltend machen können.
• Der steuerliche Aufwand beträgt im Anschaffungsjahr 100 %.

Voraussetzung:
Der Gegenstand muss selbstständig nutzbar sein. Das bedeutet, du kannst den Gegenstand eigenständig nutzen, ohne einen weiteren Gegenstand anzuschließen.

Hat der Gegenstand einen Anschaffungspreis von > 800 € netto, dann wird er über die Nutzungsdauer abgeschrieben (siehe Abschreibung).

Computer und Software

Für die Abschreibung von Computer (einschließlich Peripheriegeräten) und Software kannst du seit dem 01.01.2021 eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde legen.

Die Anschaffungskosten kannst du in voller Höhe im Jahr der Anschaffung abschreiben, unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt die Anschaffung im Laufe eines Jahres erfolgt ist.

Da Computerhardware und Software nunmehr eine Nutzungsdauer von einem Jahr haben, erfolgt keine Verteilung auf mehr als ein Jahr.

Diese Regelung kannst du erstmals anwenden für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden. Bei Anschaffungen in 2020 schreibst du diese dann vollständig in 2021 ab.

Geschäftsessen

70 % des Betrags sind abziehbar, 30 % sind nicht absetzbar. Voraussetzung ist eine betriebliche Veranlassung und ein Bewirtungsbeleg. (Eine rein handschriftliche Variante ist nicht erlaubt, du benötigst zumindest einen Registrierkassenbeleg.)

Diese Angaben müssen auf dem Beleg enthalten sein:

• Bewirtete Person (Kund*in)
• Anlass der Bewirtung
• Kosten
• Ort, Datum, Unterschrift
• Ebenso ist eine zeitnahe Erfassung vorgeschrieben.

Bei Belegen über 250 EUR muss zusätzlich dein Name und deine Anschrift auf dem Beleg enthalten sein. Hierfür kannst du dem Restaurant beispielsweise deine Visitenkarte aushändigen und diese wird dann an den Beleg geheftet.
Trinkgeld kann auch auf dem Beleg vermerkt werden, aber über 10 % sollte dir eine Bestätigung des Kellners vorliegen.

Änderung ab 01.07.2021:
Seit 1. Juli 2021 muss auf Bewirtungsbelegen der Hinweis auf die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) stehen, die Transaktionsnummer und die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des TSE-Moduls. Denn die TSE ist seit 1. April 2021 Pflicht für elektronische Kassen. Alternativ kann auf dem Beleg auch ein QR-Code sein und der Hinweis auf eine TSE-Transaktion.

Das hört sich komplizierter an, als es ist: Diese Angaben sollten auf dem Registrierkassenbeleg des Restaurants aufgelistet sein. Achte darauf, ob dein Beleg am Ende einen Abschnitt enthält, der eingeleitet wird mit "TSE" oder alternativ einen QR-Code mit Hinweis auf TSE-Transaktion.

Falls dies nicht der Fall sein sollte: Es gibt bis 31.12.2022 eine Übergangsfrist. Danach werden Belege ohne TSE-Vermerk vom Finanzamt nicht mehr akzeptiert.

Reisekosten

Wenn du beruflich unterwegs bist, kannst du folgende Kosten steuerlich geltend machen:

• Flugticket
• Bahnticket
• Taxiquittung
• Hotelrechnung
• Fahrtkosten mit dem privaten Pkw
• Verpflegungsmehraufwendungen

Tipp:
Jede berufliche Fahrt ist eine "Reise". Auch die Fahrten für berufliche Besorgungen/Erledigungen zählen zu deinen "Reisen". Also: Briefmarken & Co. clever kaufen.

Berufliche Fahrten mit dem privaten Pkw sind mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer ansetzbar (also für Hin- und Rückweg).

Verpflegungsmehraufwendung

Verpflegungsmehraufwendungen sind Pauschalen für Verpflegungskosten auf einer beruflichen Reise. Folgende Pauschalen gelten ab 2020:

Tagesreisen:

• Mehr als 8 Stunden Abwesenheit von zu Hause: pauschal 14 €

Mehrtägige Reisen:

• Anreisetag 14 €
• Zwischentag 28 €
• Abreisetag 14 €

Im Ausland gelten separate Werte.

Hierzu zählen die Kosten deiner privaten Lebensführung

• Private Versicherungen
• Private Kleidung
• Kontoführungsgebühren für dein Privatkonto
• Altersvorsorge
• Private Haushaltsreinigung

Wie bereits erwähnt sind nicht alle Kosten absetzbar.

• 30 % deiner Bewirtungskosten
• Geschenke, die mehr als 35 € kosten
• Verpflegungskosten, wenn sie die pauschalen Sätze überschreiten.
• Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer, wenn dieses nicht abschließbar ist oder private Gegenstände im Raum stehen.

Unternehmer*innen in der Regelbesteuerung setzten Betriebsausgaben grundsätzlich mit dem Nettowert an. Gleichwohl zählt die gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) ebenso zu den Betriebsausgaben, wenn du deinen Gewinn mittels Einnahmenüberschussrechnung ermittelst. Diese ist jedoch gesondert einzutragen.

Als Kleinunternehmer*in setzt du Betriebsausgaben brutto an, da du als Kleinunternehmer*in nicht berechtigt bist, Vorsteuer abzuziehen.

In der Einnahmenüberschussrechnung werden die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen abgezogen, der verbleibende Gewinn wird versteuert.

Die Einnahmenüberschussrechnung ist die Basis für deine Gewinnermittlung, wenn du:

• Freiberufler*in bist
• Gewerbetreibende*r bist mit einem Umsatz < 600.000 € und einem Gewinn < 60.000 €

Wenn für dich keine der beiden Voraussetzungen erfüllt ist, dann musst du eine Bilanz erstellen. In diesem Fall wird es komplizierter und dann empfehle ich dir auf jeden Fall, eine steuerliche Beratung in Anspruch zu nehmen.

Betriebsausgaben müssen grundsätzlich durch Belege nachgewiesen werden. In vielen Fällen liegen dir externe Belege vor. In einigen Fällen ist es nötig, selbst Aufzeichnungen zu führen bzw. eigene Belege zu erstellen.

Dies betrifft beispielsweise:

Verpflegungsmehraufwendungen bei beruflichen Reisen: Dokumentiere deine Reisezeit und Abwesenheit von zuhause
Fahrten mit dem privaten PKW: Führe hierzu ein Fahrtenbuch in Form einer einfachen Aufstellung.
Verlorene Belege: Wenn einmal ein Beleg verloren geht, kannst du selbst einen erstellen. Dies sollte jedoch die Ausnahme bleiben. Bei Eigenbelegen kannst du die Vorsteuer nicht geltend machen.

Ich hoffe, du konntest dir anhand dieses Blogartikels einen Überblick über mögliche Betriebsausgaben verschaffen. Generell ist das Themengebiet recht komplex aufgrund verschiedener Ausnahmefälle und Regelungen durch den Gesetzgeber. Die hier aufgeführte Liste ist keinesfalls als abschließend zu sehen und ist keine steuerliche Beratung. Im Zweifelsfall empfehle ich dir, einen professionellen Rat einzuholen.