Smart Experts

How to Umsatzsteuervoranmeldung – Tipps und Tricks 
22.09.2021

Selbstständige müssen eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermitteln. 

Sind alle Selbstständige dazu verpflichtet? Wie oft muss die Voranmeldung erstellt werden – wie wird sie erstellt und welche Konsequenzen hat es, wenn du zu spät dran bist?

In diesem Blogartikel findest du Antworten auf diese Fragen sowie auf viele weitere rund um das Thema Umsatzsteuervoranmeldung sowie Dauerfristverlängerung.

 

Umsatzsteuervoranmeldung – was ist das?

 

Warum besteht die Verpflichtung zur Umsatzsteuervoranmeldung?

Als Selbstständige in der Regelbesteuerung berechnest du deinen Kunden Umsatzsteuer. Diese darfst du jedoch nicht behalten, sondern musst die Summe an das Finanzamt überweisen. Im Gegenzug darfst du die Vorsteuer – die Umsatzsteuer deiner Eingangsrechnungen – zurückfordern. Diese Differenz: Umsatzsteuer minus Vorsteuer wird Umsatzsteuerzahllast genannt. Diese Summe schuldest du dem Finanzamt.

Statt die Zahllast am Ende des Jahres in einem Gesamtbetrag an das Finanzamt zu übermitteln, musst du als Selbstständige mehrmals im Jahr eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und eine Umsatzsteuervorauszahlung an das Finanzamt übermitteln.

Der Hintergrund ist einfach: Statt am Ende des Jahres eine große Summe begleichen zu müssen, wird der Betrag in mehrere Teilzahlungen aufgeteilt. Das ermöglicht Selbstständigen mehr Planungssicherheit und das Finanzamt schützt sich vor Zahlungsausfällen.

Am Ende des Jahres wird eine Umsatzsteuererklärung erstellt und die korrekten Beträge für das vergangene Jahr ermittelt. Die Umsatzsteuervorauszahlungen werden in der Umsatzsteuererklärung angerechnet.

 

Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen?

 

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur Umsatzsteuervoranmeldung für alle Selbstständigen mit einer Zahllast von mehr als 1.000 EUR.

 

Müssen auch Kleinunternehmer eine Voranmeldung abgeben? 

Ja, auch als Kleinunternehmer*in musst du in bestimmten Fällen eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben (du hast absolut richtig gelesen.) Nämlich immer dann, wenn du Leistungen aus dem Ausland beziehst. Im Auslandsgeschäft gelten Kleinunternehmer*innen wie reguläre Unternehmer*innen. Eine Leistung aus dem Ausland muss nicht der Designer aus Indonesien sein, sondern du beziehst bereits eine Leistung aus dem Ausland, wenn du z.B. Microsoft Office oder Canva Pro nutzt. Denn der Unternehmenssitz von Microsoft und Canva befindet sich im Ausland.

In diesem Fall erhältst du auch als Kleinunternehmer*in eine Netto-Rechnung dieser Dienstleister und schuldest aufgrund des Reverse-Charge-Verfahrens für diese Rechnungen die Umsatzsteuer in Deutschland. Für diese Beträge musst du daher auch als Kleinunternehmer*in eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen, sofern die Beträge eine gewisse Summe überschreiten. Mehr dazu findest du in den folgenden Abschnitten.

 

Umsatzsteuervoranmeldung nach Neugründung?

Ja, auch wenn du gerade erst gegründet hast, bist du zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. 

 

Wann und wie oft muss die Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht werden?

 

Umsatzsteuervoranmeldungen müssen entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich eingereicht werden.
Der Zeitraum der Abgabe ist abhängig von der Höhe deiner Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres:

 

Zahllast des Vorjahres > 7.500 EUR:
--> Monatliche Abgabe

Zahllast des Vorjahres 1.000 EUR bis 7.500 EUR 
--> quartalsweise Abgabe

Zahllast des Vorjahres < 1.000 EUR
--> Keine Verpflichtung zur Umsatzsteuervoranmeldung, du erstellst lediglich die Umsatzsteuerjahreserklärung nach Jahresende.

Neugründer*innen waren bisher im Jahr der Gründung und im Folgejahr dazu verpflichtet, monatlich zu melden. Diese Regelung wird nun bis 2026 ausgesetzt und auch Neugründer*innen dürfen vierteljährlich melden, sofern die jährliche Zahllast 7.500 EUR nicht übersteigt.

 

Abgabefrist – an welchem Termin muss die Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht werden?

Ob nun monatlich oder vierteljährlich gemeldet wird, die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung liegt immer am 10. des Folgemonats des Meldezeitraums. 

Die Zahllast für Januar wird bei monatlicher Meldung bis zum 10. Februar gemeldet, die Zahllast von Januar bis März bei vierteljährlicher Meldung bis zum 10. April.

Liegt der 10. auf einem Feiertag oder auf einem Wochenende verschiebt sich die Frist auf den darauffolgenden Werktag.

 

Welche Konsequenzen hat es, wenn die Umsatzsteuervoranmeldung zu spät eingereicht wird?

Du hattest viel zu tun und hast die Abgabefrist zur Umsatzsteuervoranmeldung verpasst? Dann musst du mit einem Verspätungszuschlag von bis zu 10% der Umsatzsteuerzahllast rechnen. Wenn außerdem die Zahlung zu spät beim Finanzamt eintrifft, können dir für jeden angefangenen Monat jeweils weitere 1% der Zahllast zusätzlich in Rechnung gestellt werden.

Mein Tipp: Erteile dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung, um eine fristgerechte Zahlung sicherzustellen.
Übrigens: Auch wenn dein Unternehmen im betroffenen Meldezeitraum einmal keine Umsätze generiert, muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden, wenn du generell dazu verpflichtet bist!!

 

Dauerfristverlängerung für Umsatzsteuervoranmeldungen

 

Es ist möglich, eine generelle Dauerfristverlängerung für Umsatzsteuervoranmeldungen zu beantragen. 

Mit Dauerfristverlängerung erhalten Selbstständige für die Abgabefrist zur Umsatzsteuervoranmeldung jeweils einen Monat mehr Zeit.

Die Zahllast für Januar wird bei monatlicher Meldung regulär bis zum 10. Februar gemeldet.  Mit Dauerfristverlängerung bis zum 10. März.

Die Zahllast von Januar bis März wird bei vierteljährlicher Meldung regulär bis zum 10. April gemeldet  Mit Dauerfristverlängerung bis zum 10. Mai

Die Beantragung zur Dauerfristverlängerung ist ohne Begründung beim Finanzamt möglich und wird in der Regel auch bewilligt. Hierzu reichst du bis zum 10. Februar bei monatlicher Meldung und bis zum 10. April bei vierteljährlicher Meldung einen elektronischen Antrag per Elster ein. Zusätzlich müssen Selbstständige für eine Dauerfristverlängerung eine Sondervorauszahlung leisten, welche zum Jahresende verrechnet wird. Die Sondervorauszahlung wird mit der Beantragung übermittelt und beträgt ein Elftel der Zahllast des Vorjahres. Hintergrund dieser Sondervorauszahlung ist wiederum eine Absicherung des Finanzamts vor Zahlungsausfällen.

 

Wie wird die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben?

 

Die Umsatzsteuervoranmeldung reichst du elektronisch per Elster ein. Vom Finanzamt wird hierfür ein Formular zur Verfügung gestellt, welches digital ausgefüllt und dann per Elster übermittelt wird.

Buchführungsprogramme können Umsatzsteuervoranmeldungen in der Regel mit einem Klick erstellen und direkt an das Finanzamt übermitteln. Ggf. muss hierfür ein Upgrade erworben oder ein höherwertiges Abo-Modell gewählt werden.

 

Was wird in der Umsatzsteuervoranmeldung angegeben?

 

Auf alle Felder des Formulars im Detail einzugehen würde zu weit führen, daher konzentrieren wir uns auf die Bereiche, die für die meisten Selbstständigen relevant sind. 

Im Formular sind im ersten Schritt allgemeine Informationen zum Unternehmen anzugeben sowie zum zuständigen Finanzamt. Weiterhin wird der genaue Meldezeitraum angegeben.

Im Bereich „Steuerpflichtige Umsätze“ werden alle steuerpflichtigen Netto-Umsätze des Meldezeitraums eingetragen.

Unter „abziehbare Vorsteuer“ (Seite 2) wird die Vorsteuer eingetragen, welche du selbst an Dienstleister oder Lieferanten bezahlt hast. 

Im Abschnitt „Leistungsempfänger als Steuerschuldner“ werden Umsätze von ausländischen Dienstleistern eingetragen, für welche innerhalb Deutschlands die Steuer geschuldet wird.

 

Kann eine fehlerhafte Voranmeldung berichtigt werden?

 

Es kann vorkommen, dass Umsätze vergessen werden, weil ein Beleg erst später auftaucht oder einfach ein Fehler gemacht wurde. In diesem Fall ist es möglich, die Umsatzsteuervoranmeldung zu korrigieren und die korrekten Umsätze für den Meldezeitraum zu übermitteln. 

Im Formular gibt es hierfür die Möglichkeit, „Berichtigte Anmeldung“ anzukreuzen.

Eine Berichtigung sollte natürlich die Ausnahme bleiben und nicht regelmäßig vorkommen.

 

Umsatzsteuervoranmeldung vs. Umsatzsteuererklärung

 

Worin besteht der Unterschied zwischen Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung?

Die Umsatzsteuererklärung wird am Jahresende für das komplette Jahr erstellt und gemeinsam mit der Einkommensteuererklärung an das Finanzamt übermittelt. In der Umsatzsteuererklärung werden alle Vorauszahlungen der Umsatzsteuervoranmeldung angerechnet und die abschließende Zahllast des Kalenderjahres bestimmt.

Zur Umsatzsteuererklärung sind alle Selbstständigen/Unternehmer*innen verpflichtet, auch wenn nur steuerfreie Umsätze erwirtschaftet werden. 

Auch Kleinunternehmer*innen sind zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Mittels dieser Erklärung prüft das Finanzamt, ob die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung weiterhin gegeben sind.

Die Abgabefrist der Umsatzsteuererklärung deckt sich mit jener für die Einkommensteuererklärung:

 

Ohne Steuerberater*in: Ende Juli
Mit Steuerberater*in: Ende Februar des darauffolgenden Jahres

Für die Steuerjahre 2020 und 2021 gab es jeweils eine dreimonatige Verlängerung dieser Frist.
Für diese Jahre gilt:

Ohne Steuerberater*in: Ende Oktober
Mit Steuerberater*in: Ende Mai des darauffolgenden Jahres

 

Fazit

 

Eine Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen ist gar nicht so kompliziert, wenn du dich einmal damit befasst hast. Ich lege dir ein Buchführungsprogramm für die Erstellung ans Herz. Denn auf diese Weise kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung mit wenigen Klicks generieren, direkt übermitteln und manuelle Fehler vermeiden.

Ebenso lege ich dir ans Herz, dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung zu erteilen, um deine fristgerechte Zahlung sicherzustellen und ggf. Säumniszuschläge (für verspätete Zahlung) zu vermeiden.
 


Smart Experts