Mit diesen hilfreichen Tools sparst du bei deiner digitalen Buchführung erheblich Zeit
23.02.2021

Zeit ist im Alltag knapp.

Gerade als Selbstständige und UnternehmerInnen ist unsere To-do-Liste meist lang und die Buchhaltung rutscht auf der Prioritätenliste meist immer weiter nach unten. Eben auch, weil das Zusammensuchen der Belege und die Erfassung sehr zeitintensiv sein kann.

Effiziente Prozesse und Programme können dich daher unterstützen und deine Buchführung unkompliziert in deinen Unternehmeralltag integrieren. Auf diese Weise entfällt die stundenlange Belegsammlung am Monatsende, du hast einen Überblick über deine Zahlen und deine Buchhaltung ist immer up to date.


Was du VOR Nutzung eines digitalen Buchführungsprogramms tun solltest.

Ein analoger Prozess kann nicht 1:1 auf einen digitalen Prozess übertragen werden!

Wenn du deine Buchführung bisher analog erstellt hast und nun ein Buchführungsprogramm für eine digitale Buchführung nutzen möchtest, dann solltest du deinen Buchführungsprozess zuvor anpassen, um zukünftig zeitsparend arbeiten zu können.
Folgende Dinge kannst du beachten und prüfen:

 

  • Prüfe, auf welchem Weg dich Eingangsrechnungen erreichen und minimiere die Anzahl der Papierbelege. Papierbelege bedeuten bei einer digitalen Buchführung immer Zusatzaufwand.
  • Sorge dafür, dass Eingangsrechnungen zukünftig auf elektronischem Wege übermittelt werden.
  • Informiere deine Kunden darüber, dass sie ihre Rechnungen zukünftig als PDF und nicht per Post erhalten.
  • Erstelle einen digitalen Ordner, in welchem du deine digitalen Belege speicherst und sammelst. 
  • Auch ein zusätzlicher Ordner für Eingangsrechnungen in deiner Mailbox kann sinnvoll sein, denn du musst die Eingangsmail mit der Rechnung aufbewahren.
  • Du benötigst eine Scan-App oder einen Scanner für die Digitalisierung deiner Papierbelege. Fotos von Belegen sind keine Option, da sie meist zu viel Speicherplatz benötigen und schlecht erkennbar sind.

 

Buchhaltungstools für deine digitale Buchführung

Digitaler Aktenschrank – unkomplizierter Belegaustausch mit deinem Steuerberater

Der digitale Aktenschrank ist ein Onlineportal und bietet dir eine unkomplizierte Möglichkeit für den Belegaustausch mit deinem Steuerberater. Über den digitalen Aktenschrank kannst du alle Eingangsbelege und Ausgangsrechnungen hochladen und dem Steuerberater zur Verfügung stellen.

Der Berater kann Aufgaben für dich im Portal hinterlegen, wenn z. B. Unterlagen fehlen oder ergänzt werden müssen und über eine Nachrichtenfunktion kannst du leicht mit ihm in Kontakt treten. 

Über das System erhältst du Auswertungen zu deinem Business, was besonders nützlich ist, wenn du kein eigenes Buchhaltungsprogramm nutzt. Das Portal ist also geeignet für Selbstständige, die kein eigenes Buchführungsprogramm nutzen möchten und mit einem Steuerberater zusammenarbeiten.

Monatliche Kosten: ab 10,00 EUR + Speichergebühren ab 5,50 EUR zzgl. MwSt.

 

Lexoffice – dein eigenes kleines ERP-System. 

Lexoffice ist ein Buchhaltungsprogramm, welches zunehmend mehr meiner Mandanten nutzen.

In lexoffice erstellst du deine Buchhaltung durch die Erfassung deiner Ein- und Ausgangsbelege im System. Hier ist deine eigene Arbeitsleistung gefragt, denn du musst jede Rechnung in einer Maske erfassen und die richtigen Zuordnungen treffen. Lexoffice generiert im Hintergrund die zugehörigen Buchungssätze.

Du kannst Angebote erstellen, aus diesen per Mausklick Rechnungen erzeugen und digital an deine Kunden versenden. Produkte und Dienstleistungen können vorerfasst werden, was dir den Erstellungsprozess erleichtert.

Du kannst dein Bankkonto verknüpfen und Zahlung erstellen. Wenn du deine Belege deinen Zahlungen und Eingängen des Bankkontos zuordnest, hast du immer alles im Blick und die Kontrolle über deine Zahlen. 

Weiterhin hast du die Möglichkeit, den Kundenmanager (kostenpflichtig) für kundenbezogene Aufgaben zu nutzen und dich an wichtige To-dos erinnern zu lassen. Somit behältst du deine Aufgaben im Blick. 
Je nach Modul von lexoffice stehen dir Auswertungen zur Verfügung, die du zur Überwachung und Abstimmung nutzen kannst. USt-Voranmeldung und zusammenfassende Meldung können direkt dem Finanzamt oder deinem Steuerberater übermittelt werden.

Dein Steuerberater kann deine Buchhaltung über Schnittstellen übernehmen, was den Prozess sehr vereinfacht. Der Berater hat dann die Aufgabe, die notwendigen Abstimmungen vorzunehmen, überprüft stichprobenartig die Zuordnungen und die korrekte Verbuchung und nimmt die relevanten Anpassungen vor. 

Das Programm gibts in der Abo-Variante und kostet monatlich ab 7,90 EUR zzgl. MwSt.
Wenn du direkt über lexoffice mit einem Steuerberater zusammenarbeitest, kommen 5,50 EUR Speichergebühren hinzu.

Falls du mit lexoffice und der TaxLounge gemeinsam starten möchtest, findest du hier weitere Infos: 
www.lexoffice.de/taxlounge


Unternehmen online – ein Datev-Tool. 

Dieses Programm kommt für dich in Frage, wenn du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest und deine Buchhaltung nicht selbst erledigen möchtest.

Über Unternehmen online können Belege erfasst und bezahlt werden. Es ist möglich, Ausgangsrechnungen zu schreiben und die Zahlungsüberwachung vorzunehmen und, wenn notwendig, zu mahnen. 

Die Buchhaltung wird über das System vorbereitet und bearbeitet. Die Verbuchung übernimmt der Steuerberater. Auswertungen werden wieder in das System gestellt und Übergaben funktionieren kurzfristig und medienbruchfrei. 

Toll für alle, die selber nicht buchen möchten und die eigene Arbeitszeit mit dem Kerngeschäft verbringen. Alles in einem Portal mit optimal gesicherten Daten. Für jede Größenordnung nutzbar. 

Ein weiterer Vorteil: Auswertungen, die vom Steuerberater im System gespeichert werden, geben dir den vollen Einblick in deine Buchführung. Du kannst dir die Buchhaltung detailliert ansehen, bis hin zum Ursprungsbeleg.

Monatliche Kosten: ab EUR 10,50 + Speichergebühren ab EUR 5,50 + Zusatzmodul für die Rechnungsstellung: ab 5,50 EUR zzgl. MwSt.

 

Apps zum Scannen von Papierbelegen

Apps zum Scannen deiner Belege sind meist kostenfrei und ermöglichen dir das unkomplizierte Digitalisieren deiner Papierbelege. Du kannst die Belege mit deinem Handy scannen bzw. fotografieren und mit der App werden diese dann direkt in dein Buchführungsprogramm übertragen, sodass sie dort weiterbearbeitet werden können.

  • Lexoffice hat mit "lexoffice scan" eine eigene Scan-App auf dem Markt:
  • Die App ist kostenfrei und wird mit deinem Account bei lexoffice verknüpft. Einfach Beleg fotografieren und in deinen lexoffice Account importieren. Im Account kannst du den Beleg dann erfassen und kategorisieren.
  • Alternativ kannst du auch mit der regulären lexoffice App Belege scannen und den Beleg anschließend direkt am Handy in der App erfassen. 
  • Upload mobil: Die App des Datev-Programms „Unternehmen Online“ heißt „upload mobil“. Die App ist kostenfrei. Du kannst hier ebenso Belege scannen und in „Unternehmen online“ importieren. Die Authentifizierung der App erfolgt mit einer weiteren App "Datev Smart Login", die du für die Nutzung also ebenso benötigst.

 

Programme für das Rechnungsmanagement

Belege für die Buchhaltung zusammenzusuchen kann eine langwierige Arbeit sein, erst recht, wenn du diese bei unterschiedlichen Portalen selbst herunterladen musst.

Bei dieser Aufgabe können dich nützliche Programme unterstützen und das Herunterladen deiner Belege komplett für dich übernehmen:

GetMyInvoices:
Das Programm ruft Rechnungen und andere Dokumente automatisch aus Portalen ab. Auch Rechnungen aus E-Mails können auf diese Weise automatisch importiert werden. Es gibt eine Scan-App zum Programm, mit der du Papierbelege scannen kannst. Somit befinden sich sämtliche Belege an einem Ort. Anschließend kannst du alle Belege gesammelt in dein Buchhaltungssystem übertragen. Das Programm gibt es im Abo und kostet je nach Modul ab 11 EUR monatlich zzgl. MwSt.

Invoicefetcher:
Das Programm funktioniert ähnlich, auch Invoicefetcher lädt Rechnungen automatisch herunter und stellt sie dir zur Verfügung. Auch Invoicefetcher kannst du mit deinem Buchführungsprogramm verknüpfen und Belege dorthin exportieren. Bis zu 10 Dokumente aus zwei Portalen kannst du hier kostenfrei herunterladen lassen. Upgrades gibt es im monatlichen Abo ab 2,99 EUR zzgl. MwSt.


Extra Mailbox für deine Eingangsrechnungen

Wenn du viele Eingangsrechnungen von unterschiedlichen Dienstleistern per Mail erhältst, kann es Sinn machen, eine zusätzliche Mail-Adresse für Eingangsrechnungen anzulegen. Diese Mailadresse gibst du dann bei deinen Dienstleistern als Mailadresse für Rechnungen an und lässt dir Eingangsrechnungen direkt an diese Mailbox senden. Auf diese Weise hast du digitale Rechnungen in einem Postfach gesammelt und kannst sie anschließend in deinem Buchführungsprogramm erfassen. Das Zusammensuchen der Belege entfällt und du sparst Zeit.

Du kannst auch mit einer E-Mail-Weiterleitung arbeiten. 
Die Funktion der Mail-Weiterleitung gibt es bei "Unternehmen online". Es gibt für verschiedene Rechnungskategorien verschiedene Mail-Adressen und an diese kannst du die Rechnungen einfach weiterleiten. Auf diese Weise sind sie dann direkt in der Cloud.